Das Wichtigste in Kürze
- Empfangspflicht seit 01.01.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist.
- Ausstellungspflicht gestaffelt: ab 01.01.2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle.
- Nur B2B, inländisch: Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen.
- Gültige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN16931 oder höher) — beide nach EN 16931.
- Eine reine PDF ist keine E-Rechnung mehr — entscheidend ist der strukturierte XML-Datensatz.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Eine eingescannte Papierrechnung oder eine einfache PDF erfüllt das nicht — sie gilt seit 2025 als sonstige Rechnung.
In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate die Anforderungen:
- XRechnung — ein reines XML-Format, Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) — ein hybrides Format: eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Menschen sehen die PDF, Software liest das XML. Das technisch identische französische Format heißt Factur-X.
Wenn du wissen willst, welches Format zu dir passt, hilft der Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung vs. Factur-X.
Zeitplan und Übergangsfristen
Die Pflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG) eingeführt und gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Der Empfang ist sofort Pflicht, beim Versand greifen gestaffelte Übergangsregeln:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand sind Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) weiterhin erlaubt. |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (2026) müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch Papier/PDF nutzen. |
| 01.01.2028 | Vollständige Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Auch EDI-Verfahren müssen dann ein EN-16931-konformes Format liefern können. |
Wer ist betroffen — und wer nicht?
Betroffen sind Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B). Nicht von der Pflicht erfasst sind insbesondere:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C) — hier bleibt es bei den bisherigen Regeln.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind seit 2025 von der Ausstellungspflicht befreit — müssen E-Rechnungen aber dennoch empfangen können.
Welche Formate sind zulässig?
Zulässig ist jedes Format, das EN 16931 erfüllt. Praktisch relevant in Deutschland:
- XRechnung (UBL oder CII) — verpflichtend gegenüber öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD ab 2.0.1 im Profil
EN16931(Comfort) oderEXTENDED.
EN16931.Was bedeutet EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Sie legt fest, welche Felder (Business Terms, BT-xxx) vorhanden sein müssen und welche Geschäftsregeln (Business Rules, BR-xxx) gelten. Deutschland ergänzt diese mit den KoSIT-Regeln (Präfix BR-DE). Verstößt eine Rechnung gegen eine Regel, schlägt die Validierung fehl — eine Übersicht aller Fehler findest du im Fehlercode-Lexikon.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: Prüfe, ob deine Buchhaltungs- oder ERP-Software XRechnung und ZUGFeRD entgegennehmen und verarbeiten kann.
- Ausgehende Rechnungen umstellen: Wähle ein Format (meist ZUGFeRD im B2B, XRechnung gegenüber Behörden) und richte die Erzeugung ein.
- Validieren: Prüfe erstellte Rechnungen vor dem Versand gegen EN 16931, damit sie beim Empfänger nicht abgelehnt werden. Wie das geht, zeigt die Anleitung XRechnung validieren.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?
Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung der Pflicht entspricht?
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Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zum Stand Juni 2026 und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen und BMF-Schreiben.