Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine reine XML-Datei für Behörden (B2G), ZUGFeRD eine PDF mit eingebettetem XML für das B2B-Geschäft, und Factur-X ist schlicht der französische Name für dasselbe Hybridformat wie ZUGFeRD. Alle drei sind EN-16931-konform und erfüllen die E-Rechnungspflicht.
Vergleichstabelle
| Eigenschaft | ZUGFeRD | XRechnung | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Art des Formats | Hybrid (PDF + XML) | Reines XML | Hybrid (PDF + XML) |
| Für Menschen lesbar | Ja (PDF) | Nein | Ja (PDF) |
| XML-Syntax | CII | CII oder UBL | CII |
| Typischer Einsatz | B2B (Unternehmen) | B2G (Behörden) | B2B (Frankreich) |
| Herkunftsland | Deutschland | Deutschland | Frankreich |
| Dateiendung | .pdf | .xml | .pdf |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 | EN 16931 |
| Erfüllt E-Rechnungspflicht | Ja* | Ja | Ja* |
* ab ZUGFeRD/Factur-X Version 2.0.1 und mindestens Profil EN16931. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
ZUGFeRD: das Hybridformat fürs B2B
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert beide Welten: Die Datei ist eine ganz normale PDF/A-3, in die zusätzlich eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF ansehen, seine Software liest gleichzeitig die maschinenlesbaren Daten aus dem XML. Das macht ZUGFeRD besonders im B2B beliebt, wo nicht jeder Empfänger eine reine XML-Datei verarbeiten kann oder will.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit steigendem Detailgrad: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN16931 (Comfort) und EXTENDED. Für eine vollwertige, pflichtkonforme Rechnung ist mindestens EN16931 nötig.
XRechnung: der Standard für Behörden
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare PDF. Sie ist die verbindliche Vorgabe (CIUS) für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (B2G) und konkretisiert EN 16931 mit zusätzlichen nationalen Regeln. XRechnung kann in zwei XML-Syntaxen vorliegen: CII (UN/CEFACT) oder UBL (OASIS). Da keine menschenlesbare Ansicht eingebettet ist, braucht der Empfänger eine Software, die das XML darstellt.
Factur-X: ZUGFeRDs französischer Zwilling
Factur-X ist die in Frankreich entwickelte Variante desselben Hybridkonzepts. Seit ZUGFeRD 2.0 und Factur-X 1.0 sind die beiden Formate datenformatgleich: dieselbe PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Eine korrekt erzeugte Datei ist gleichzeitig ZUGFeRD- und Factur-X-konform. In der Praxis ist der Unterschied vor allem ein Namensunterschied für den jeweiligen Markt.
Welches Format soll ich wählen?
- An Behörden (B2G): XRechnung ist vorgeschrieben.
- An Unternehmen (B2B): ZUGFeRD ist meist die pragmatischste Wahl — die sichtbare PDF erhöht die Akzeptanz, das XML ermöglicht die automatische Verarbeitung.
- Mit französischen Geschäftspartnern: ZUGFeRD im Profil EN16931 ist zugleich Factur-X-konform — ein Format deckt beides ab.